Angebote schreiben, Rechnungen ablegen, Mails sortieren, Daten von A nach B kopieren: Ich baue Automationen, die diese und noch viele weitere Aufgaben übernehmen. Mit n8n, Make, Zapier oder eigenem Code, angebunden an die Tools, die du schon nutzt.
Anfrage kommt per Formular oder Mail, KI liest mit, prüft Daten und ordnet zu, Angebot geht als PDF raus, CRM-Eintrag inklusive. Wenn du möchtest, gibst du das Angebot vorher frei, sonst läuft auch dieser Schritt automatisch. Insgesamt dauert das rund 40 Sekunden statt 35 Minuten.
Die meisten Unternehmen verlieren nicht an einer großen Sache Zeit, sondern an dreißig kleinen. Eine halbe Stunde für ein Angebot, zehn Minuten für die Ablage, zwanzig Minuten fürs Übertragen in die Buchhaltung. Pro Woche. Pro Person. Automatisierung setzt genau dort an: bei den wiederkehrenden Schritten mit klaren Regeln.
Die Aufgabe wiederholt sich regelmäßig und läuft immer ähnlich ab.
Informationen wandern per Copy & Paste zwischen Tools, Mails und Tabellen.
Fehler passieren, weil bei Routineschritten irgendwann niemand mehr nachprüft.
Etwas bleibt liegen, weil eine bestimmte Person gerade keine Zeit hat.
Anfrage kommt rein, Daten werden geprüft, das Angebot entsteht als PDF und geht raus. Du gibst nur noch frei.
Formular, Telefon, WhatsApp oder Portal: jede Anfrage landet im CRM, bekommt eine Antwort und einen Verantwortlichen.
Belege werden ausgelesen, zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben. Das manuelle Ablegen und die Rückfragen fallen weg.
KI liest mit, erkennt worum es geht, schlägt eine Antwort vor und legt alles an der richtigen Stelle ab.
CRM, Warenwirtschaft, Shop und Tabellen sprechen miteinander. So arbeiten alle mit demselben Datenstand.
Zahlen aus allen Quellen, jeden Montag im Postfach. Inklusive kurzer Einordnung durch KI.
Dein Fall steht nicht dabei? Automatisierbar ist fast alles, was heute nach Schema F passiert. Schreib mir kurz den Ablauf und du bekommst eine ehrliche Einschätzung.
Setz deine eigenen Zahlen ein: Dauer × Fälle × Stundensatz. Liegt das Ergebnis über 300 € im Monat, lohnt es sich fast immer. Zur gesparten Zeit kommt dazu, dass Anfragen nicht mehr liegen bleiben.
| SCHRITT | VON HAND | AUTOMATISIERT |
|---|---|---|
| Anfrage erfassen | Mail lesen, abtippen | Automatisch, 8 s |
| Daten prüfen | Nachfragen per Mail | Rückfrage geht selbst raus |
| Angebot schreiben | Vorlage kopieren, anpassen | PDF aus Stammdaten |
| Ablegen | Ordner suchen, umbenennen | CRM und Drive gleichzeitig |
| Nachfassen | Wenn jemand dran denkt | Nach 5 Tagen, verlässlich |
| Gesamt pro Fall | 35 min | 40 s + Freigabe |
30 Minuten Gespräch. Wir gehen den Ablauf Schritt für Schritt durch und markieren, was Zeit frisst.
Du bekommst schriftlich, was automatisiert wird, was es kostet und wann es läuft. Abgerechnet wird der Festpreis, ohne Stundenzettel.
Erste Version innerhalb von 48 Stunden. Wir lassen sie parallel zum Alltag laufen, bis sie sauber greift.
Kurze Schulung und Checkliste für dein Team. Oder ich übernehme Monitoring und Weiterentwicklung.
Du brauchst keine neue Plattform, die alles ersetzt. Automationen laufen auf n8n, Make oder Zapier, bei sensiblen Daten auch selbst gehostet auf deinem Server. Systeme mit Schnittstelle binde ich direkt an, und wenn keine vorhanden ist, baue ich eine.
“Alle meine Spezialanforderungen wurden berücksichtigt und gut umgesetzt. Die Zusammenarbeit hat wunderbar funktioniert.”
Bei einem Kunden gehen inzwischen 25 bis 30 Anfragen im Monat ein, die vollständig erfasst und zugeordnet ankommen. Das Abtippen und das Suchen nach älteren Mails fällt dabei komplett weg.
Ähnlichen Ablauf besprechen →Der Preis steht, bevor ich mit der Arbeit anfange.
Erste lauffähige Version, die du selbst testen kannst.
Workflows, Code und Doku liegen in deinen Accounts.
Du sprichst direkt mit dem Entwickler, der die Automation baut.
Ein klar umrissener Ablauf, der ab sofort ohne dich läuft.
Drei bis fünf Abläufe, die zusammen einen ganzen Bereich entlasten.
Für alle, die sich nicht selbst um Wartung kümmern wollen.
Die Preisspanne hängt an drei Dingen: wie viele Schritte der Ablauf hat, wie sauber die Daten sind und ob die beteiligten Tools eine Schnittstelle mitbringen. Nach dem Erstgespräch bekommst du eine Zahl, die steht.
Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert. In diesen vier Fällen sage ich das schon im Erstgespräch, bevor Budget in ein Projekt fließt, das dir am Ende nichts bringt.
Wenn jeder im Team es anders macht, automatisiert man das Chaos mit. Deshalb sollte der Ablauf erst klar definiert und im Alltag eingehalten werden, bevor wir ihn automatisieren. Dafür braucht es meist nur ein Gespräch und kein eigenes Projekt.
Seltene Aufgaben rechnen sich nicht, und niemand erinnert sich, wie die Automation funktioniert. Eine gute Checkliste ist hier die bessere Lösung.
Wo Erfahrung und Verhandlung im Spiel sind, automatisiere ich höchstens die Vorbereitung. Den Rest sollte ein Mensch machen.
Häufig braucht es zuerst eine saubere Datenbasis oder eine klare Zuständigkeit im Team. Das sage ich dann offen, damit du dir das Budget sparst.
Von Chris Pump, Entwickler seit 2021Zuletzt aktualisiert: August 2026
Automatisierung wird oft als Großprojekt verkauft: neue Software, Monate Einführung, Beratungstage. In der Praxis sieht es anders aus. Die Abläufe, die bei kleinen und mittleren Unternehmen am meisten Zeit kosten, sind selten kompliziert. Sie sind nur zu viele und liegen zwischen den Systemen. Genau dort greift eine Automation: sie verbindet, was vorhanden ist, und übernimmt die Schritte, die vorher jemand von Hand gemacht hat.
Beides hat seinen Platz. Wo klare Regeln, feste Formate und immer derselbe Weg gelten, reicht ein sauber gebauter Workflow ohne KI völlig aus. Sobald aber Text verstanden, eingeordnet oder formuliert werden muss, kommen Sprachmodelle ins Spiel: eine Mail zusammenfassen, eine Anfrage kategorisieren, aus einem Telefonprotokoll ein Angebot vorbereiten. In den meisten Projekten mische ich beides, weil das günstiger und stabiler läuft als eine KI, die alles alleine machen soll.
Am schnellsten merkst du den Zeitgewinn. Auf Dauer wichtiger ist die Verlässlichkeit: Anfragen bleiben nicht liegen, Rechnungen gehen pünktlich raus, Daten stehen an einer Stelle. Dazu kommt Reaktionsgeschwindigkeit. Wer auf eine Anfrage innerhalb von Minuten antwortet statt am nächsten Tag, gewinnt Aufträge, die sonst woanders landen. Und weil jeder Schritt protokolliert ist, sieht man erstmals schwarz auf weiß, wo im Prozess es wirklich klemmt.
Vor dem Bauen klären wir, welche Daten überhaupt durch welches System laufen müssen. Oft reicht weniger, als man denkt. Wenn es sensibel wird, kommen europäische Anbieter, selbst gehostete Automationsserver oder lokal betriebene Modelle zum Einsatz. Auftragsverarbeitung und Löschfristen klären wir während des Projekts und nicht erst im Nachgang.
Bei Kasoria sprichst du mit der Person, die deine Automation auch baut, ohne Account Manager und ohne Übersetzungsschleife zwischen Beratung und Umsetzung. Ich entwickle seit 2021 und arbeite täglich mit KI, deshalb bekommst du eine ehrliche Einschätzung dazu, was sich rechnet und was in der Praxis noch nicht zuverlässig läuft. Wenn eine Automation keinen Sinn ergibt, sage ich das auch.
Zehn Abläufe, die es in fast jedem Unternehmen gibt. Zu jedem steht die Größenordnung dabei: Minuten pro Vorgang, Häufigkeit und der Anteil, der wirklich wegfällt.
15. September 2026 · 11 Min. Lesezeit
Im Angebot steht eine Zahl für den Aufbau. Die Rechnung, die am Ende zählt, hat vier Posten, und drei davon tauchen erst auf, wenn der Ablauf ein Jahr läuft.
1. September 2026 · 10 Min. Lesezeit
Alle drei verbinden Tools miteinander. Der Unterschied zeigt sich nicht in der Featureliste, sondern beim Abrechnungsmodell, beim Ort deiner Daten und bei der Frage, wer das Ding in zwei Jahren noch versteht.
29. August 2026 · 9 Min. Lesezeit
Nicht die spannendste Aufgabe zuerst, sondern die langweiligste. Wie du in einer Stunde herausfindest, welcher Ablauf sich bei dir wirklich lohnt und welcher nicht.
21. August 2026 · 9 Min. LesezeitEine einzelne Automation ist meist in wenigen Tagen produktiv, erste Ergebnisse siehst du innerhalb von 48 Stunden. Größere Pakete brauchen zwei bis vier Wochen, abhängig davon, wie schnell ich Zugänge und Beispieldaten bekomme.
Nein. Ich baue um deine bestehenden Tools herum. Nur wenn ein System gar keine Schnittstelle hat und auch keine nachrüstbar ist, sprechen wir über eine Alternative.
Jeder Ablauf hat Kontrollpunkte und Benachrichtigungen. Kritische Schritte laufen erst nach deiner Freigabe. Fällt etwas aus, siehst du es sofort und nicht erst, wenn ein Kunde nachfragt.
Gerade dann. Je kleiner das Team, desto teurer ist jede Stunde Handarbeit. Wir starten mit dem Ablauf, der am meisten Zeit frisst, und rechnen daran nach, ob sich weitere lohnen.
Ja. Workflows, Code und Dokumentation liegen in deinen Accounts. Du kannst jederzeit selbst weiterarbeiten oder jemand anderen dranlassen, ohne bei mir um Zugang bitten zu müssen.
In der Praxis fallen die Aufgaben weg, die niemand gerne macht: Abtippen, Ablegen, Nachfragen. Die Arbeit, für die es Erfahrung und Urteil braucht, bleibt beim Menschen. Genau dafür ist dann mehr Zeit.
Meist ja, aber überschaubar: Make und Zapier kosten je nach Volumen rund 20 bis 80 € im Monat, n8n selbst gehostet etwa 10 bis 20 € Serverkosten. KI-Schritte werden pro Anfrage abgerechnet und liegen bei typischen Mengen im einstelligen Eurobereich. Du bekommst die erwarteten Betriebskosten vor dem Start schriftlich.
Auf deinen Wunsch entweder du oder ich. Üblich ist ein kleiner Server bei einem deutschen Anbieter, der auf deinen Namen läuft. Updates und Monitoring übernehme ich im Rahmen der Betreuung, du behältst aber jederzeit den Zugang.
Jede Automation wird so gebaut, dass sie ohne mich weiterläuft, und jeder Ablauf ist dokumentiert. Kritische Schritte haben immer einen manuellen Weg als Rückfalloption. Du bist also nie davon abhängig, dass ich ans Telefon gehe.
Ja, ich arbeite ausschließlich remote. Die Projekte laufen per Videocall und geteiltem Zugang. Für die Prozessaufnahme reicht ein Screenshare, bei dem du mir den Ablauf einmal zeigst.
Nur die Systeme, die im Ablauf vorkommen, und dort möglichst einen eigenen Benutzer mit begrenzten Rechten. Bei sensiblen Daten arbeiten wir zuerst mit Testdaten. Nach dem Projekt werden die Zugänge entzogen — das gehört zur Übergabe.
Kleine Anpassungen sind in der Betreuung enthalten. Ohne Betreuung rechne ich sie einzeln ab oder du machst sie selbst: die Workflows sind bewusst so aufgebaut, dass Texte, Empfänger und Schwellenwerte an einer Stelle stehen.
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Danach weißt du, ob sich eine Automation lohnt, was sie kostet und wie schnell sie läuft.
Antwort in der Regel am selben Werktag.